基因工程教育部重点实验室(中山大学) 公文公章管理办法

第一条              为贯彻落实国家教育部关于《教育部重点实验室建设与运行管理办法》（教技[2015] 3号）的规定，规范和加强实验室的建设和运行管理，正常发挥公文公章的行政效力，特制定本办法。

第二条              根据教技[2015] 3号文对实验室统一命名为“××教育部重点实验室(××大学)”的规定，本实验室命名为“基因工程教育部重点实验室(中山大学)”（以下简称“实验室”)，英文名为“THE KEY LABORATORY OF GENE ENGINEERING OF MINISTRY OF EDUCATION (Sun Yat-sen University)。实验室公章、公文、公函的标题、署名等关键部分须使用实验室中文或英文全称。

第二章 发文管理

第三条              证明。需以基因工程教育部重点实验室(中山大学)名义出具证明的个人或单位，应向实验室办公室说明情况，并出示有关证件或证明材料，办公室据实出具证明。为提高工作效率，申请出具证明者可将证明文本电子版发至实验室办公信箱，实验室办公室将按有关部门及依托单位规定的规范格式出具证明。

第四条              申请。

(1) 以个人名义向实验室以外各单位提出申请，需实验室加盖公章以证明个人所在单位为本实验室的，应出示学生证或工作证，或需由经办人从数据库中核实其身份后，由实验室办公室加盖实验室公章予以证明。

(2) 若需以实验室名义向校内外其他单位提出申请的，需填写《中山大学公文呈批表》，报主管主任签署意见后，由实验室办公室编发文号正式行文申请。

第五条              上报材料。以实验室名义上报上级各部门的材料，需由实验室主任审批同意后，加盖实验室公章报出，并视具体内容决定是否编发实验室文号正式行文。

第六条              合同类文本。合同、协议等涉及经济、法律、外事等责任或实验室声誉的有关文本的签章，需加盖实验室公章的，应严格按照合同、协议等文本格式进行规范，文稿中必须明晰各方责、权、利，必须经过各方责任人确任签名后，经主管主任同意，方可办理。

第七条              备案(记录)。所有发文均需由实验室办公室登记备案，对于重要文档，还应备案文档正式版本复印件及其附件或证明材料。凡实验室编发文号的文件均需立卷归档。

第三章  收文管理

第八条              签派。实验室每日收文由实验室行政副主任根据实际情况签派，政策性文件由各主任传阅，执行性文件由主管主任阅知或阅处或直接交由相关秘书或团队阅处。

第九条              执行。相关秘书或团队根据实验室主任签署的意见，并结合实际情况办理。若实际情况与文件要求偏离时，经办人员应及时请示主管主任，并提出合理性建议，征得主管主任同意并改签后执行。

第十条              归档。实验室收文原件一律由实验行政秘书负责以年度为周期分类立卷归档，各团队可留存复印件。

第四章  公章管理

第十一条        管理人。“基因工程教育部重点实验室(中山大学)”公章由实验室行政副主任负责管理。

第十二条        用印范围。“基因工程教育部重点实验室(中山大学)”公章用于以实验室名义发出的各类公文(函)或证明文件、申报材料等。

第十三条        审批权限。

(1) 常规工作程序中已明确有固定格式的文件或表格，由实验室行政副主任审核后用印。

(2) 各类申请、证明、介绍信需由相关秘书核实并经行政副主任审核后用印。

(3) 上报材料、合同、协议等重要文件需经主管主任审批同意后，方可用印。

第十四条        凡加盖实验室公章的文件或材料均需进行登记。

第五章  附则

第十五条         本办法自发文之日起生效，实验室既往文件与本办法有不相适之处，以本办法为准。

第十六条         本办法由基因工程教育部重点实验室(中山大学)负责解释。

(二〇〇九年十二月二十三日修订)